Johdanto
SmartFleet käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja:
– rekisterinpitäjänä omassa liiketoiminnassamme
– henkilötietojen käsittelijänä asiakkaidemme puolesta
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa yhteyttä:
1. Rekisterinpitäjä
SmartFleet Finland Oy
Y-tunnus: 3002725-5
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä:
SmartFleet
info@smartfleet.ai
3 Rekisterin nimi
SmartFleet Finland Oy:n ja SmartFleet Sweden AB:n kaupallisen toiminnan rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
– asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito
– tuotteiden ja palveluiden myynti sekä markkinointi
– asiakasviestintä ja kumppanuuksien hallinta
– tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen
– sopimusten hallinta ja toteuttaminen
– palveluiden toimittaminen ja ylläpito
– laskutus ja taloushallinto
– palveluiden kehittäminen ja analytiikka
Käsittely perustuu:
– sopimuksen täytäntöönpanoon
– rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (asiakassuhteiden hallinta)
– rekisteröidyn suostumukseen (esimerkiksi markkinointiviestintä)
– lakisääteisiin velvoitteisiin
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Asiakas- ja yhteistyökumppanitiedot:
– nimi
– yritys ja asema organisaatiossa
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– yrityksen perustiedot
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot:
– asiakkaan hankkimat tuotteet ja palvelut
– sopimus- ja laskutustiedot
– myyntineuvotteluihin liittyvät tiedot
SmartFleet-palvelun käyttäjätiedot:
– nimi
– asema yrityksessä
– työnantaja
– sähköposti
– puhelinnumero
Ajoneuvoihin liittyvät tiedot:
SmartFleet-järjestelmässä voidaan käsitellä ajoneuvoihin liittyviä tietoja kuten rekisterinumero,
ajoneuvon perustiedot (viranomaistietoja) ja ajoneuvojen kustannustiedot.
Verkkopalvelun analytiikkatiedot:
Kun vierailet verkkosivuillamme, voimme kerätä automaattisesti esimerkiksi IP-osoitteen,
selaintiedot ja sivujen käyttöön liittyvät analytiikkatiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään:
– asiakkailta ja yhteistyökumppaneilta
– verkkosivujen yhteydenottolomakkeista
– chat-keskusteluista
– myyntiyhteydenotoista
– julkisista tietolähteistä
– tietopalveluyrityksiltä
Tietoja päivitetään asiakassuhteen aikana asiakkaalta saatujen tietojen perusteella.
7 Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa:
– palvelun tuottamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille
– IT-palveluntarjoajille
– viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa
Yhteistyökumppanit saavat käyttää tietoja vain sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.
8 Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, jos palvelun tekninen toteutus sitä edellyttää.
Tällöin varmistamme, että siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti esimerkiksi:
– EU:n mallisopimuslausekkeilla
– EU-komission hyväksymillä tietosuojamekanismeilla.
9 Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään:
– asiakassuhteen keston ajan
– potentiaalisten asiakkaiden osalta niin kauan kuin asiakkuus on mahdollinen
– lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan
Jos yritys lopettaa toimintansa, tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisessa ajassa.
10 Henkilötietojen suojaus
Henkilötietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Näihin kuuluvat esimerkiksi:
– käyttöoikeuksien hallinta
– tietoliikenteen suojaus
– tietojärjestelmien valvonta
– varmuuskopiointi
– haittaohjelmien torjunta
– tietoturvapoikkeamien seuranta
SmartFleet-järjestelmä on toteutettu Amazon Web Services (AWS) -pilviympäristössä,
ja palvelimet sijaitsevat EU-alueella (AWS Region: EU-West-1, Irlanti).
Järjestelmäympäristöä valvotaan ja suojataan alan parhaiden käytäntöjen mukaisesti.
Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseen.
11 Alihankkijat
SmartFleet käyttää palvelun tuottamisessa seuraavia alihankkijoita:
SmartFleet-järjestelmän kehitys ja ylläpito:
WeAre Solutions Oy
Asiakkuudenhallinta ja markkinointijärjestelmät:
HubSpot Inc.
https://www.hubspot.com
Vainu Oy
https://www.vainu.com
Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja vain SmartFleetin ohjeiden mukaisesti.
12 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
– oikeus saada pääsy omiin tietoihin
– oikeus tietojen oikaisemiseen
– oikeus tietojen poistamiseen
– oikeus käsittelyn rajoittamiseen
– oikeus vastustaa käsittelyä
– oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
– oikeus peruuttaa suostumus
Oikeuksien käyttämiseksi voit ottaa yhteyttä:
info@smartfleet.ai
13 Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle,
mikäli hän katsoo henkilötietojen käsittelyn olevan lainvastaista.
Suomessa valvontaviranomainen on:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://www.tietosuoja.fi
14 Selosteen päivittäminen
SmartFleet voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin lainsäädännön tai palveluiden muuttuessa.
Päivitetty 4.3.2026